DELEGACIA DIGITAL

quarta-feira, 18 agosto, 2021

Implantação da ferramenta de atendimento online aperfeiçoa, acelera e otimiza o relacionamento entre corretores de imóveis, requerentes e a entidade

Uma das maiores preocupações das empresas neste tempo de pandemia é como oferecer os mesmos serviços de maneira virtual, mas com a mesma qualidade do presencial. Este desafio se impôs devido às medidas de isolamento social e da preocupação com relação ao coronavírus. Para o Creci-RJ não foi diferente. Ao mesmo tempo que as dificuldades se impunham, as oportunidades surgiam. E foi assim que se apresentou uma chance de ouro: digitalizar todos os serviços do Conselho. Nasceu então a Delegacia Digital, uma ferramenta rápida e prática para qualquer solicitação dos corretores de imóveis ou da sociedade.

Para o presidente do Creci-RJ, Manoel da Silveira Maia, a delegacia digital representou uma mudança considerável no que diz respeito ao atendimento do Conselho:

- Nosso planejamento sempre foi pensando em melhorar a prestação de serviço do Creci-RJ como um todo. E a digitalização dos nossos atendimentos foi algo muito importante, principalmente nesse momento de pandemia. Pudemos resguardar o requerente, o corretor de imóveis, nossos funcionários e a sociedade nesse período crítico. E ainda conseguimos implantar um serviço que daqui para frente tende a ser o mais utilizado pelo nosso público.

Mas a possibilidade de realizar a solicitação de um serviço e fazer o acompanhamento dele pela internet é muito benéfica para a realidade da maioria da população do estado do Rio de Janeiro: pra quem vive em grandes centros urbanos e passa longas horas no trânsito, o atendimento presencial pode ser praticamente um sinônimo de inacessibilidade. É por isso que qualquer órgão público, e o Creci-RJ principalmente pela rotina dos corretores de imóveis, precisa se adaptar ao contexto de diferentes setores da sociedade, onde os baixos índices de digitalização do serviço público são um transtorno evidente, já que para grande parcela da população o serviço digital, representa uma facilidade enorme no dia a dia de qualquer cidadão.

Muitas pessoas ainda tem receio do atendimento on-line por medo de não ser efetivo ou ter uma certa demora em suas solicitações. Mas se engana quem pensa dessa forma. É o que diz o requerente Raul Lopez sobre sua experiência com a Delegacia Digital do Creci-RJ:

- Foi uma surpresa muito agradável a qualidade do atendimento. Do início ao fim o funcionário que me atendeu conseguiu me explicar algumas exigências da minha solicitação e tudo transcorreu de maneira muito mais rápida do que se eu tivesse que deslocar até uma delegacia, pois teria que retornar e isso me custaria tempo e dinheiro. A experiência foi nota 10.

Os serviços hoje disponibilizados de forma totalmente virtual são:

Para Pessoa Física:

- Inscrição para Registro Profissional

- Inscrição de Estagiário

- Negociação de Débitos

- Inscrição Secundária

- Secundária para outro Regional

- Efetivação de Transferência

- Transferência para outro Regional

- Exercício Eventual

- Cancelamento de Inscrição

- 2ª via de identidade

- Restituição de Valor

- Inscrição CNAI

- Solicitação de Nome Abreviado

- Reinscrição

- Restituição de Valor

- Defesas

Para Pessoa Jurídica:

- Inscrição para Registro Jurídico

- Inscrição de Estagiário

- Efetivação de Transferência

- Transferência para outro Regional

- Cancelamento de Inscrição

- 2ª via de certificado

- Restituição de Valor

- Reinscrição

- Restituição de Valor

- Defesas

Então, como funciona a Delegacia Digital? Chegou a hora de conhecer o passo a passo de uma solicitação pela Delegacia Digital. Vamos lá?

Etapa 1

O solicitante insere a documentação pertinente no sistema através da página da Delegacia Digital no site do Conselho. Essa documentação completa está descrita em detalhes;

Etapa 2

Após identificar a entrada da solicitação do sistema, a supervisora da Delegacia Digital faz a filtragem e transfere para a análise documental de algum funcionário que atua em uma Delegacia Regional;

Etapa 3

No cenário de todos os documentos estarem em conformidade, o funcionário da etapa de análise de documentos solicita o boleto de inscrição para a Tesouraria e anexa no ticket de atendimento para que o solicitante efetue o pagamento (nesse momento, o solicitante recebe uma atualização de status do seu pedido por e-mail e SMS com o boleto);

Etapa 4

 

Depois de anexar o boleto pago no sistema, o pedido é transferido para o funcionário que ficará responsável por gerar um protocolo no sistema cadastral SPW, e assim o pedido vira processo físico em outra área: o setor de inscrição. Nessa etapa está finalizada a atuação da Delegacia Digital. O ticket de atendimento é fechado e o processo físico tem um número gerado que pode ser acompanhado pelo Sistema SPW.

Em média, na Delegacia Digital, o cumprimento da etapa 1 a etapa 4 tem levado 3 dias, o que representa um grande avanço e ganho de tempo tanto para os requerentes quanto para a instituição, ainda mais levando em conta um cenário de pandemia.

Após finalizada as etapas de atuação na Delegacia Digital, cumprindo diretrizes legais, todo o processo passa pela Comissão de Análise de Processos de Inscrição (Coapin) e também precisa ser aprovado em reunião da diretoria e sessão plenária. Após a geração do protocolo, o trâmite dura em média 60 dias. É o tempo médio que leva até o requerente receber o registro profissional.

Serviço Digital, mas Atendimento Humanizado

Duas palavras aparentemente contraditórias têm tomado conta do debate sobre o setor público nos últimos anos: digitalização e humanização. Mas em um mundo que demanda cada vez mais serviços ágeis, modernizados e digitais, como é possível garantir o serviço humanizado?

No caso do Creci-RJ, apesar da nova ferramenta realizar um atendimento virtual, sem a necessidade de contato físico, a delegacia digital tem a premissa de realizar um atendimento humanizado. Os treinamentos com os colaboradores são constantes para que as dúvidas e argumentações dos requerentes e corretores de imóveis sejam solucionadas da melhor maneira e no menor tempo possível.

Para isso, o Conselho mantém uma equipe que é dividida da seguinte forma: um coordenador, uma supervisora e 18 funcionários administrativos. Estes últimos atuam tanto na Sede, quanto nas delegacias regionais, demonstrando que não existe fronteiras quando o assunto é atendimento.

- Temos certeza que esse será um serviço que renderá bons frutos ao Conselho e aos corretores de imóveis. Nossa expectativa é que em breve o atendimento presencial seja somente para ocasiões muito específicas – finaliza o presidente do Creci-RJ, Manoel da Silveira Maia.

CONFIRA AQUI OS PRINCIPAIS NÚMEROS DA DELEGACIA DIGITAL EM TRÊS MESES DE ATENDIMENTO

* Dados do período de 29/03/2021 a 11/07/2021

Número de atendimentos realizados: 3.629

Serviços mais procurados:

Negociação de Débitos: 1.039

Inscrição de Pessoa Física: 915

Inscrição de Estagiário: 413

Justificativa Eleitoral: 426

Defesas: 240

Inscrição de Pessoa Jurídica: 135

Pedidos de Baixa de Inscrição: 98

Transferências: 66

Certidão: 35

Número de atendimentos concluídos com sucesso e que viraram processos no Conselho: 1.613

Número de atendimentos encerrados, ou seja, quando o atendimento entra em exigência e o requerente não cumpre as exigências de documentação ou não deseja prosseguir com o atendimento: 657

Em média são 45 atendimentos diários.

Em média um atendimento leva 72h para ser concluído. Ou seja, da solicitação feita pelo requerente, passando pela análise da documentação, cumprimento de possíveis exigências, emissão de boletos, compensação dos pagamentos e emissão do protocolo são apenas 03 dias.